Wanneer is het tijd om effectiever te vergaderen?
Een of twee mensen zijn het vaakst aan het woord en iemand anders probeert ertussen te komen (maar het lukt niet).
Een idee wordt de grond in geboord.
Een zit te zoeken naar parels op Funda. Een ander zet de paprika nog even op de boodschappenlijst.
Of: uitloop, streven naar consensus, actie ontbreekt na de vergadering
Herkenbaar? Dan is het misschien tijd om het een en ander aan te passen in je vergadering. Ontdek hier 4 tips waarmee je ieder afzonderlijk kan gaan experimenteren.
1. Van bedenken naar doen
Hoe kunnen we effectiever vergaderen? We hebben het met regelmaat kritisch over het verloop van een vergadering of brainstorm, maar het echt anders doen blijft vaak uit. Of er is een plotselinge ommezwaai en ineens ‘moet’ iets anders, maar draagvlak blijft ook uit.
Laat er eens een 20 minuten brainstorm op los. Werk in groepjes van 3 of 4 en laat iedereen ideeën op een groot vel op schrijven. Hierna laat je elk groepje presenteren. Alle ideeën verzamelen en stem met stickers (of zet vinkjes met een stift) bij de concepten waar de mensen kansen in zien. Zo heb je een top 2 of top 3 van de uitkomsten. En dan…
Meteen aan de slag. Experimenteer. Schaaf bij.
Ga niet meteen op zoek naar de perfecte oplossing, ga uitproberen en ontdek gaandeweg wat werkt.
2. Vervang de ‘Ja, maar…’ door ‘Ja, EN!’
Je hoeft maar één simpele spelregel af te spreken. Steeds als je je zin dreigt te starten met ‘Ja, maar…’, buig het om naar ‘Ja, EN!’
Ja, en hoe zie je dat voor je?
Ja, en… dit kan ook!
Ja, en wat heb je daar voor nodig?
Ja, en hoe kunnen we dit laten werken?
Ja, en wat als we…
Het voorkomt dat je een idee met potentie van tafel veegt.
Het voorkomt dat de ander vooral jouw ‘nee’ hoort.
Ja EN breekt een gesprek open en biedt de ander ruimte ergens op door te liften.
Heb je toch nog een tekort aan ideeën? Dan is het misschien tijd voor een effectieve brainstorm.
3. Effectief vergaderen? Effectief afsluiten!
Wat maakt het toch zo lastig echt tot actie over te gaan? Kan je niet méér halen uit de vergadering? Het goede nieuws: ja, dat kan.
5-4-3-2-1-Actie. Stop met overdenken, ga DOEN!
En dat in het laatste kwartier van het uur vergaderen.
Bij Start2Create noemen we het de actie-redactie.
Je blijft gewoon bij elkaar in de ruimte zitten. Alleen is de vergadering klaar en ga je met elkaar in de actie. Benut de laatste 15 minuten om echt dat belletje te plegen, dat ene mailtje te sturen. Echt de actie ondernemen dus.
Help elkaar. Vraag elkaar om raad. Geef elkaar suggesties. Geef die ander net dat zetje. Meteen regelen. Waarom langer wachten?
Toegegeven, het was een uitkomst uit een van onze sessies.
Verwacht niet meteen van iedereen een besluit
Soms pushen we de ander te veel naar een besluit. Met als gevolg dat iemand ja zegt en nee denkt. Of dat iemand er later op terug komt met: ‘Wacht eens even, we kunnen het ook zo of zo doen!’
Maar we moeten nu beslissen!
De vraag is, is dat echt zo?
Sommige mensen hebben een nachtje slapen nodig om de voor hen belangrijke informatie te verwerken. Denk aan hoofdstijl groen uit de LIFO® kleurencommunicatie. De beste keuze willen maken, de perfectie nastreven, compleet willen zijn. Het kan een enorme kracht zijn. Vraag je om een besluit? Dan kan je ook het best overdachte antwoord terug verwachten. Zo’n 80% van de mensen heeft groen in het kleurenprofiel, als hoofdstijl of als hulpstijl.
Als de informatie in de vergadering nieuw is, dan kan een besluit echter de volgende dag effectiever (en beter) zijn. Informatie eerder delen, of de vergadering 1 dag eerder plannen dus.
En bovenal: effectief vergaderen begint met weten welke denk- en communicatiestijlen er in de groep zitten.
