Vier tips voor effectiever vergaderen
We komen maandelijks tal van vraagstukken tegen in organisaties. Koploper dit jaar: hoe kunnen we effectiever vergaderen? Om je alvast op weg te helpen, hier vier tips voor anders en effectiever vergaderen!
Wanneer is het tijd om effectiever te vergaderen?
Een of twee mensen zijn het vaakst aan het woord en iemand anders probeert ertussen te komen (maar het lukt niet).
Een idee wordt de grond in geboord.
Een zit te zoeken naar parels op Funda. Een ander zet de paprika nog even op de boodschappenlijst.
Of: uitloop, streven naar consensus, actie ontbreekt na de vergadering
Herkenbaar? Dan is het misschien tijd om het een en ander aan te passen in je vergadering. Ontdek hier 4 tips waarmee je ieder afzonderlijk kan gaan experimenteren.
1. Vervang de ‘Ja, maar…’ door ‘Ja, EN!’
Je hoeft maar één simpele spelregel af te spreken. Steeds als je je zin dreigt te starten met ‘Ja, maar…’, buig het om naar ‘Ja, EN!’
Ja, en hoe zie je dat voor je?
Ja, en… dit kan ook!
Ja, en wat heb je daar voor nodig?
Ja, en hoe kunnen we dit laten werken?
Ja, en wat als we…
Het voorkomt dat je een idee met potentie van tafel veegt.
Het voorkomt dat de ander vooral jouw ‘nee’ hoort.
Ja EN breekt een gesprek open en biedt de ander ruimte ergens op door te liften.
2. Stap uit de automatische patronen
Als je doet wat je deed, krijg je wat je had. Vaak genoeg ‘hoort het nou eenmaal zo’ om zo te vergaderen. Een zit voort, een notuleert, vragenrondje voor, punten bespreken, vragenrondje na. Dat kan natuurlijk prima werken, maar grote kans dat mensen wel vinden dat het effectiever, anders of leuker kan. Alleen… niemand zegt er wat van.
Heb je toch nog een tekort aan alternatieve overlegvormen? Dan is het misschien tijd om je erin te verdiepen!
3. Effectief vergaderen = Actiegericht
Wat maakt het toch zo lastig echt tot actie over te gaan? Kan je niet méér halen uit de vergadering? Het goede nieuws: ja, dat kan.
5-4-3-2-1-Actie. Stop met overdenken, ga DOEN!
En dat in het laatste kwartier van het uur vergaderen.
Bij Start2Create noemen we het de actie-redactie.
Je blijft gewoon bij elkaar in de ruimte zitten. Alleen is de vergadering klaar en ga je met elkaar in de actie. Benut de laatste 15 minuten om echt dat belletje te plegen, dat ene mailtje te sturen. Echt de actie ondernemen dus.
Help elkaar. Vraag elkaar om raad. Geef elkaar suggesties. Geef die ander net dat zetje. Meteen regelen. Waarom langer wachten?
Toegegeven, het was een uitkomst uit een van onze sessies.
4. Verwacht niet meteen van iedereen een besluit
Soms pushen we de ander te veel naar een besluit. Met als gevolg dat iemand ja zegt en nee denkt. Of dat iemand er later op terug komt met: ‘Wacht eens even, we kunnen het ook zo of zo doen!’
Maar we moeten nu beslissen!
De vraag is, is dat echt zo?
Veel mensen hebben een nachtje slapen nodig om de voor hen belangrijke informatie te verwerken. Of ze willen de beste keuze maken, streven perfectie na, de beste keuze. Het kan een enorme kracht zijn. Vraag je om een besluit? Dan kan je ook het best overdachte antwoord terug verwachten. Zo’n 80% van de mensen heeft groen in het kleurenprofiel, als hoofdstijl of als hulpstijl.
Als de informatie in de vergadering nieuw is, dan kan een besluit echter de volgende dag effectiever (en beter) zijn. Informatie eerder delen, of de vergadering 1 dag eerder plannen dus.
En bovenal: effectief vergaderen begint met weten welke denk- en communicatiestijlen er in de groep zitten.
De trainers
Etienne Verhoeff
Sportjournalist van huis uit, met een bak aan ervaring als presentator op radio en televisie. Etienne is een echte ondernemer. Maakt ook zo’n 400 podcasts per jaar.
Kyra van Leeuwen
Speelde als golfster op de Europese Tour. Studeerde af in organisatiesociologie. Maakte al vroeg kennis met ondernemen en het trainersvak. Fetish voor verbale en non-verbale communicatie.
Meer informatie of een sessie aanvragen?
Kyra van Leeuwen
Co-Founder/Owner