Korter vergaderen kan door structuur van je vergadering te veranderen. Bijkomend voordeel: niet steeds dezelfde mensen zijn aan het woord. Met creatief denken als middel kan je deze patronen doorbreken.
Hoe lang vergaderen we gemiddeld per week? Volgens recente cijfers van het CBS blijkt dat we 6,5 uur per week vergaderen. 6,5 uur. Bijna een werkdag per week gaat gemiddeld op aan vergaderen. En wat levert het op? Naast de communicatie onderling (hopelijk), merken wij dat het vooral energieverslindend is. En dat hoeft niet!
“We hebben onlangs twee dagen over dit thema vergaderd”, riep een van de deelnemers in een sessie onlangs. “Het leverde niets op. We waren er nog niet uit. En met een van jullie tools kwamen we binnen een half uur tot een eerste plan. Bizar toch?” De verbazing was van zijn gezicht af te lezen. Toch is het niet onlogisch. Vergaderingen zijn opgebouwd uit automatismen door de jaren heen.
Robin de Haas, auteur van Ongewoon goed vergaderen, zei daar onlangs over: “In de jaren ’60 en ’70 waren de onderwerpen bij een vergadering duidelijker. Een bespreking draaide altijd om coördineren en organiseren. En de hiërarchie was ook veel duidelijker. Tegenwoordig wil iedereen meepraten, terwijl de voorzitter vaak nog 75 procent van de tijd aan het woord is. Dat zorgt ervoor dat we gefrustreerd raken.’’
Binnen een groep mensen is ten minste één derde introvert. Ben je introvert, dan is de kans groot dat je je eerder afzijdig houdt. Eerst even nadenken, voordat je iets in de groep gooit. Het laten bezinken. Wat er dan gebeurt in de groepsdynamiek? Mensen die vaak op de voorgrond treden, nemen de overhand.
Het kan zijn dat de stillere mensen in je team er nog even over na moeten denken. De dag erna komen ze misschien met een andere oplossing. Of het antwoord, of de beslissing. De vraag is dus of iedere denkstijl het aankan in het moment direct een beslissing te maken.
Het is ook goed om te kijken wat voor groep mensen je uitnodigt voor de vergadering. Nodig een keer ook mensen uit die inhoudelijk betrokken zijn, maar ook generalisten of mensen die verder van het onderwerp af staan. De laatste groep noemen we ‘wilde ganzen.’
Rekening houden met de groepssamenstelling helpt uit de traditionele vergaderstructuur te blijven. In combinatie met creatieve tools bespaar je een hoop tijd: korter vergaderen dus.
Met creatief denken voorkom je dit. Als we werken met een vergadering van 70 man zetten we tools in die ervoor zorgen dat er spreektijd is voor iedereen. De Disneymethode (werken in deelgroepen van 4), korte pressurecookers en tussentijds ophalen per groepje zorgt ervoor dat je niet alleen plenair met elkaar spreekt en in de grote valkuil trapt. Je bereikt meer in korte tijd.
Disney heeft het ooit onderzocht in de ontwikkeling van concepten en films: uiteengaan in deelgroepjes van 4 levert de meeste creativiteit en openheid op. Ideaal is uiteengaan in groepjes van drie, vier of vijf.
Dat onderschrijft De Haas ook. Een workshopachtige setting waarbij medewerkers moeten samenwerken in plaats van bespreken werkt beter, sneller en geeft meer energie.
Kortom, wees geen vergadertijger, maar heb lef het eens anders in te steken.
Uit de ‘Ja, maar…’ en in de ‘Ja, EN!’ Denken in kansen en mogelijkheden in plaats van steeds een beperking op te leggen. De facilitators van Start2Create dagen je uit anders te denken tijdens sessies, trainingen en opleidingen.
Altijd anders. Dynamisch. Een lach. En bovenal praktisch ingestoken, zodat je er meteen mee aan de slag kan.
We deden een themasessie met alle basisschooldirecteuren uit de gemeente. Het thema was dynamische schooldag. Maar ook deed ik inspiratie op voor ons volgende koersplan, op meerdere gebieden. Je blik verandert er echt door!
"Ja maar, is mijn verboden woord/zin geworden. Ik heb geleerd om minder beren op de weg te zien, meer te denken vanuit hetgeen wel kan, en niet vanuit alles wat niet kan. En, out of the box te denken!”
Ik kende van te voren denk ik 1, misschien 2 mensen. Het is een ontzettend leuke manier om elkaar beter te leren kennen. Er zit zo veel kennis en ervaring in de groep, leuk om met de methodieken erbij met elkaar mee te kunnen denken. Heel verrassend!
Een koersplan maken met 250 medewerkers, dat kon door de meerdere deelsessies. Effectief en op een leuke manier input opgehaald, zodat we het plan konden schrijven.
De eerste dagen hebben we veel zelf geoefend met de tools (als begeleider), dat was heel zinvol en gaf goede ideeën hoe dit 'in het echt' vorm te geven. Een aantal tools heb ik direct al in de praktijk gebruikt bij verschillende doelgroepen en deze werden heel goed en enthousiast ontvangen. Mijn bijeenkomsten zijn echt 'opgeleukt' door de inzet van deze tools en de opbrengsten zijn waardevol.
Etienne Verhoeff
Sportjournalist van huis uit, met een bak aan ervaring als presentator op radio en televisie. Etienne is een echte ondernemer. Maakt ook zo’n 400 podcasts per jaar.
Kyra van Leeuwen
Speelde als golfster op de Europese Tour. Studeerde af in organisatiesociologie. Maakte al vroeg kennis met ondernemen en het trainersvak. Fetish voor verbale en non-verbale communicatie.
Etienne Verhoeff
Co-Founder/Owner