De 4 grootste vergadervalkuilen
Ontdek hier 4 grootste valkuilen van vergaderingen. En nee, dat is niet de slechte voorbereiding van aanwezigen. Leestijd: 4 minuten. Tijdsbesparing voor volgende vergaderingen: veel. En: positievere uitkomsten. Reken uit je winst.
In Amerika alleen al wordt er dagelijks aan 60 miljoen uur vergaderd. In Nederland tikken we vermoedelijk al de 10 miljoen uren per dag aan. 9 miljoen werkenden die elk gemiddeld meer dan 1 uur vergaderen. Reken maar uit de kosten. En ook: hoe ongelukkig je zelfs kan worden van te lang en inefficiënt vergaderen.
Wist je dat: een vergadering direct invloed heeft op werktevredenheid? Lang en inefficiënt vergaderen leidt tot een ongelukkiger gevoel over werk en meetings worden er slecht door beoordeeld. Klinkt als een open deur? Toch zitten we voor 98% van de tijd in een negatieve ‘loop’, blijkt uit onderzoek.
En wist je dat: een te lange vergadering de ervaren werkdruk meteen verhoogt? Vergaderingen duren vaak onnodig lang, volgens veel mensen. En toch blijven we doen wat we altijd al hebben gedaan.
Voor welke vergadervalkuilen moet je zeker waken? En wat kan je doen om hier niet in te stappen? Lees het hier! ⤵️
Vergadervalkuil 1. Mensen aanwijzen die nog niets hebben gezegd
“Ik probeer ideeën uit de mensen te halen, maar ze blijven gewoon stil! Ook als ik op de persoon vraag. En dan ga ik zelf maar suggesties geven. En dan blijft het wéér stil. Dan zijn het weer mijn ideeën en komt er geen actie in het team.” – leidinggevende.
Het is een veel gehoorde frustratie. Intussen geven deelnemers aan:
- “Als ik stil ben is het vaak omdat ik er langer over na moet denken. Maar die tijd wordt vaak niet gegeven.”
- “Ik kom er toch niet tussen, die twee zijn altijd dominant aanwezig.”
- “Als ik persoonlijk wordt gevraagd om een idee wil ik het liefst verdwijnen onder mijn stoel.”
Tip: alleen de vraag herhalen!
Dwing Annie niet steeds tot een antwoord. Alleen de vraag herhalen of iemand slechts 2 seconden langer aankijken zorgt ervoor dat je meer openheid faciliteert. En dat een antwoord juist eerder zal komen.
Vergadervalkuil 2. 1 of 2 mensen het vaakst aan het woord
Nummer 1 reden dat vergaderingen uitlopen, of langer duren dan nodig, is omdat deelnemers veel details delen, complete verhalen of net even te veel voorbeelden geven. Of, iemand wakkert geregeld een discussie aan.
“Steeds als ik denk, nou istie klaar met praten, komt er wéér wat! En het is steeds lastig onderbreken. Maar je wilt ook niet iemand zomaar afkappen.” – leidinggevende.
Tip: Disney methode bij het zoeken naar oplossingen
Zoek je als groep nieuwe ideeën of oplossingen? Dan werkt heel even uiteen gaan in groepen van 3 of 4 vaak beter. Disney heeft het ooit bedacht: uiteengaan in groepen van 3 of 4 levert de meeste creativiteit, input en openheid op. En je kan ze geen ongelijk geven.
Vergadervalkuil 3. Actie ontbreekt na een overleg.
“Wat hebben we vorige keer ook al weer afgesproken? O, niet aan toegekomen.”
Onderzoek van Kauffeld en Lehmann-Willenbrock wijst uit dat slechts 2 van de 822 van de uitspraken per uur werden gecodeerd als actie-gericht. De tijd ging vooral naar het analyseren van problemen, het omschrijven van problemen, te veel details en te veel voorbeelden, en uitspraken die veranderingen tegenhouden.
Tip: De Actie Redactie!
Wijdt het laatste kwartier van een overleg aan het letterlijk actie ondernemen. Stuur al die ene mail. Plaats die bestelling. Bel die ene persoon. Help elkaar een oplossing een slag verder concreet uit te werken.
Faciliteren van actiegerichte overleggen
Een actieve, probleem-oplossende benadering is wat teams helpt. Niet alleen in uitkomsten en uitvoer, ook in samenwerken en het teamgevoel.
Communicatie die actie en plan gericht is, blijkt een van de lastigste uitdagingen om voor elkaar te krijgen. Het vergt creativiteit, lef en leiderschap.
Actiegerichte brainstorm technieken en hoe je groepsprocessen effectief aanstuurt, komen daarom aan bod onze opleiding. En, anders denken. Want: als je doet wat je deed, krijg je wat je had.
De trainers
Etienne Verhoeff
Sportjournalist van huis uit, met een bak aan ervaring als presentator op radio en televisie. Etienne is een echte ondernemer. Maakt ook zo’n 400 podcasts per jaar.
Kyra van Leeuwen
Speelde als golfster op de Europese Tour. Studeerde af in organisatiesociologie. Maakte al vroeg kennis met ondernemen en het trainersvak. Fetish voor verbale en non-verbale communicatie.
Meer informatie of een sessie aanvragen?
Kyra van Leeuwen
Co-Founder/Owner