In Amerika alleen al wordt er dagelijks aan 60 miljoen uur vergaderd. In Nederland tikken we vermoedelijk al de 10 miljoen uren per dag aan. 9 miljoen werkenden die elk gemiddeld meer dan 1 uur vergaderen. Reken maar uit de kosten. En ook: hoe ongelukkig je zelfs kan worden van te lang en inefficiënt vergaderen.
Wist je dat: een vergadering direct invloed heeft op werktevredenheid? Lang en inefficiënt vergaderen leidt tot een ongelukkiger gevoel over werk en meetings worden er slecht door beoordeeld. Klinkt als een open deur? Toch zitten we voor 98% van de tijd in een negatieve ‘loop’, blijkt uit onderzoek.
En wist je dat: een te lange vergadering de ervaren werkdruk meteen verhoogt? Vergaderingen duren vaak onnodig lang, volgens veel mensen. En toch blijven we doen wat we altijd al hebben gedaan.
Voor welke vergadervalkuilen moet je zeker waken? En wat kan je doen om hier niet in te stappen? Lees het hier! ⤵️
Vergadervalkuil 1. Klagen
‘Ja, maar…’ is vaak de opening van een klaagzin of denken in problemen. ‘Ja, maar… dit werkt niet!’ wordt ook vaak ervaren als het van tafel vegen van iemands idee.
Terugblikken op iets dat niet heeft gewerkt of beren op de weg (te veel) benoemen, leidt ertoe dat anderen dit overnemen. De complaining cycle, oftewel klaagcyclus, leidt tot een negatieve gemoedstoestand in de groep. Te lang vergaderen. Te veel dubben. Te weinig oplossingen en actie.
De uitdagingen:
– niet iedereen herkent dit even snel en je gaat er ongemerkt in mee
– mensen die het wel signaleren, grijpen vaak niet in.
Tip: Van Ja, maar… naar Ja, EN
Herken de ‘Ja, maar…’ eerder bij jezelf en bij anderen. Door oordelen uit te stellen verander je onmiddellijk de teamdynamiek in positieve zin, wat leidt tot positievere uitkomsten.
Download de Rode Kaart
Rode Kaart
‘Ja, maar…’, ‘Dat kan niet’, ‘Dat hebben we al eens geprobeerd!’. Herkenbare uitspraken? Een oordeel hebben we allemaal. Door je oordeel toch uit te stellen, breekt de weg naar creativiteit makkelijker open. Van 'Ja, maar...' naar 'Ja, EN!'
Vergadervalkuil 2. Te veel details, te veel voorbeelden
Nummer 1 reden dat vergaderingen uitlopen, of langer duren dan nodig, is omdat deelnemers te veel details en te veel voorbeelden delen. De betrokkenheid en passie van mensen voor cliënten, leerlingen of klanten is iets om te koesteren, maar kan averechts werken in een overleg.
“Steeds als ik denk, nou istie klaar met praten, komt er wéér wat! En het is steeds lastig onderbreken. Maar je wilt ook niet iemand zomaar afkappen.”
Tip: Regie en lef
Duidelijke afspraken en regie behouden als leidinggevende of voorzitter. Dit heeft direct invloed op de vergadering actie-gerichter in te steken. En tijd te besparen en frustratie te voorkomen. Dus: heb lef om in te grijpen.
Vergadervalkuil 3. Mensen aanwijzen die nog niets hebben gezegd
“Ik probeer ideeën uit de mensen te halen, maar ze blijven gewoon stil! Ook als ik op de persoon vraag. En dan ga ik zelf maar suggesties geven. En dan blijft het wéér stil. Dan zijn het weer mijn ideeën en komt er geen actie in het team.” – leidinggevende.
Het is een veel gehoorde frustratie.
Intussen geven deelnemers aan:
“Als ik stil ben is het vaak omdat ik er langer over na moet denken. Ik heb gewoon even de tijd nodig om de informatie te verwerken. Maar die tijd wordt vaak niet gegeven.”
“Ik kom er toch niet tussen, die twee zijn altijd dominant aanwezig.”
“Als ik persoonlijk wordt gevraagd om een idee wil ik het liefst verdwijnen onder mijn stoel.”
Tip: andere vergadervormen toepassen.
Of beter nog: laat deelnemers zelf andere vergadervormen bedenken.
Download de Toolbox
Vergadervalkuil 4. Actie ontbreekt
Nummer 1 reden dat de actie na een overleg ontbreekt, is ook het ontbreken van actie-gerichte communicatie in een overleg.
Onderzoek van Kauffeld en Lehmann-Willenbrock wijst uit dat slechts 2 van de 822 van de uitspraken per uur werden gecodeerd als actie-gericht. De tijd ging vooral naar het analyseren van problemen, het omschrijven van problemen, te veel details en te veel voorbeelden, en uitspraken die veranderingen tegenhouden.
Tip: De actie redactie!
Wijdt het laatste kwartier van een overleg niet aan het traditionele vragenrondje of nabranders. Kort de lijst aan punten in, discussier minder en ga met elkaar de actie in. #jaEN. Help elkaar. Stuur al die ene mail. Denk de pilot een slag verder uit, want testen is weten.
Van idee naar realiteit
Een actieve, probleem-oplossende benadering is wat teams helpt. Niet alleen in uitkomsten en uitvoer, ook in samenwerken en het teamgevoel.
Communicatie die actie en plan gericht is, blijkt een van de lastigste uitdagingen om voor elkaar te krijgen. Het vergt creativiteit, lef en leiderschap.
Actiegerichte brainstorm technieken en hoe je groepsprocessen effectief aanstuurt, komen daarom aan bod onze opleiding. En, anders denken. Want: als je doet wat je deed, krijg je wat je had.
Ontdek de opleiding
Speelde als golfster op de Europese Tour. Studeerde af in organisatiesociologie. Maakte al vroeg kennis met ondernemen en het trainersvak.
Sportjournalist van huis uit, met een bak aan ervaring als presentator op radio en televisie. Etienne is een echte ondernemer.
