‘Snel! Naar de vergaderzaal. De redactievergadering begint.’
Klokslag negen uur. Het was de heilige tijd voor dagelijks redactieoverleg. Bij de radioredacties, tv redacties. Ik heb meer dan 15 jaar gewerkt op diverse redacties. Overal was dat dagelijkse overleg heilig. Het moment om ideeën te pitchen voor een item. Een invalshoek in te brengen voor een nieuwsverhaal.
Ik heb die redactievergaderingen in diverse groepen meegemaakt. Van de hele sportredactie tot het team bij Tijd voor Twee. Meestal bestond de groep uit zes tot acht mensen. Alle vergaderingen hadden wel een aantal overeenkomsten waarvan ik achter denk: waarom?
Dit doodt de creativiteit!
Redactieoverleg of traditionele vergadering?
Journalist of niet: dit verhaal is één op één te vertalen naar die gemiddelde vergadering.
Bedenk voor jezelf maar eens waar je je overleg altijd hebt.
Zelfde ruimte, vaste zitplekken, grote tafel in het midden?
En hoe groot de groep is en wat echt de inbreng is.
Zelfde mensen aan het woord, stille mensen minder, zelfde ideeënrondje met wat schroom en niet echte vernieuwende ideeën?
Met de beste intenties willen managers, teamleiders, directeuren hun team mee laten denken in bestaande problemen of uitdagingen. Vaak zorgt dit voor frustratie en teleurstelling.
‘Ik geef ze alle ruimte om mee te denken, maar in de vergadering blijft het altijd stil. Dan ga ik zelf maar oplossen.’
‘Niemand komt met ideeën, ook niet als ik het hen persoonlijk vraag.’
Wat de meeste leidinggevenden niet doen, is kijken naar hun vorm van overleg. Die houden we op dezelfde manier als altijd. Zoals we het al jaren doen. Dan krijg je dus ook de reactie die je al jaren hebt gehoord en gezien in je overleg.
In pleit overigens niet voor het volledig overboord gooien van redactievergaderingen of overleggen. Soms moet je even kort samen komen om de waan van de dag in te vullen.
1. Snel oordelen brengt de creativiteit om zeep
Journalisten moeten in een vergadering vaak hun ideeën pitchen voor die dag. Bij sommige TV-programma’s moeten de redacteuren voor de vergadering een invalshoek hebben bedacht. Of een invulling van het item. Dat presenteren ze in het redactieoverleg.
Wat gebeurt er dan? Het bekende oordelen en vooral veroordelen van het idee is begonnen. Ja maar… dat kan niet. Het kost te veel geld. Die persoon wil toch niet voor de camera. Hebben we al eens gedaan!
De samensteller of eindredacteur van de dag neemt al snel het besluit dat dit verhaal niet verder wordt uitgewerkt. Er zijn te veel beren op de weg. Door naar de volgende pitch!
Waarom het oordeel de creativiteit vermoordt
Stel je bent een redacteur. En steeds als je een invalshoek of item in de vergadering brengt, hoor je allerlei oordelen of redenen waardoor het item niet zou kunnen. Niemand in de vergadering bedenkt alternatieve mogelijkheden op dit concept. En hoe het wel zou kunnen, met dat concept als vertrekpunt.
Als het afschieten van een idee één keer gebeurt is het niet erg natuurlijk. Maar als jouw pitch voor de 15e keer naar de prullenbak wordt verwezen…. dan ga je jezelf uiteindelijk minder vaak uitspreken.
2. Grote tafel in het midden = minder inbreng
Ook de omroepen kennen vergaderzalen met een grote vergadertafel in het midden. Daar zit iedereen omheen. Meestal met een laptop, iPad of schrijfblok voor zich. Interieurarchitecten lijken ook dol op grote lange tafels met veel stoelen. Prachtig voor de uitstraling. Killing voor de verbinding.
Toch lijkt het ook onze gewoonte. Iedereen een vaste plek. Het vaste moment voor inspraak en je geeft als leidinggevende iedereen de kans zich uit te spreken. We bevragen elkaar, maar de vergadertafel zelf eigenlijk nooit. We hebben zelfs nooit aan een andere opstelling gedacht. Of als we eraan hebben gedacht, niet geopperd. Want het anders doen is ongemakkelijk.
Waarom de vergadertafel een probleem kan zijn
De vergadertafel zorgt ervoor dat het gesprek zich concentreert rondom een paar personen. Vaak de voorzitter van de vergadering en de persoon of personen met de grootste mond.
Hoe groter de vergadertafel, hoe groter de kans is dat de mensen afhaken die verder van het gesprek af zitten. Ze wachten hun beurt af en gaan intussen andere dingen doen. Bovendien zorgt het onderuit gezakt hangen ook voor minder energie en dynamiek in de redactie.
Een andere aanpak kan zijn:
- Tafel aan de kant en een U-vorm van stoelen.
- Een staand overleg.
- In duo’s pitchen tegenover elkaar.
- De alternatieven zijn legio.
Of beter nog: bedenk andere vergadervormen met je team.
3. Te snel van A naar B (van onderwerp naar invalshoek)
‘Bolle Jos is in het nieuws vandaag. Hij zit in Sierra Leone. Kunnen we hier nog een invalshoek bij bedenken?’
– ‘Eerst die Yelle van AD bellen lijkt me een begin. Hebben we eerder iemand over Bolle Jos gesproken?’
‘Ja, die advocaat.’
– ‘Bellen dan!’
Voor je het weet gaat iedereen weer uiteen en worden de onderwerpen verder in productie gezet. De redacteuren sloffen naar hun plek en gaan aan de slag. Is dat een probleem, denk je misschien? Nee, natuurlijk niet! De kranten moeten worden gevuld, radioprogramma’s geproduceerd en tv-items moeten worden opgenomen en gemonteerd. De waan van de dag is leidend.
Alleen… wat is er gebeurd met een bruisende redactievergadering waar je met energie naar buiten stapt? Waar is de zin om er iets tofs van te maken? En het lef iets nieuws te proberen?
Hoe haal je dan in korte tijd meer uit die vergadering?
Met de creatief denken tools heb je vaak binnen tien minuten al een berg aan ideeën waar je mee aan de slag kan. Een tool als scenariodenken kan je team al 20 invalshoeken geven voor een onderwerp. Net even een frisse blik op het onderwerp, waardoor mensen met een glimlach en energie aan de slag gaan.
Lef voor een ander soort redactievergadering
“We gaan toch niets zweverigs doen?” werd er al angstvallig geroepen door een van de sportverslaggevers, voorafgaand aan de training “Heractiveer je creativiteit.” Twee uur later waren er vier vraagstukken beetgepakt en had de hele redactie een bak praktische concepten ontwikkeld.
Autoweek experimenteert met nieuwe rubrieken. De Margriet had met de hele redactie (30 mensen) van kleine tot aan ambitieuze concepten ontwikkeld, waarmee het zomer nummer voor het jaar erop al meteen gevuld was. In de training voor leidinggevenden konden we de tools en kennis over het brein en denkstijlen doorgeven. Om de vaste patronen vanuit verschillende hoeken te doorbreken.
Wat jij kunt doen
Durf dan tien of vijftien minuten daar over te brainstormen. Zonder oordeel. Door je redactie in kleine teams van 3 of 4 mensen op te delen. En ze vooral in kansen te laten denken, en niet in beperkingen.
Uit de Ja, maar…
En in de Ja, EN.