Online meetings
Hoe je er meer uit kunt halen
Met Start2Create begeleidden we jarenlang online sessies. Van sessies met kleine groepen tot aan grote bijeenkomsten. We delen de valkuilen en enkele tips zien wat jij zelf kan doen.
Je leest hier over:
- De meest bekende vergader-valkuilen
- Interactie bevorderen in online meetings
- Basis kennis van het brein
- Actie-gericht vergaderen
De grootste valkuilen in online meetings
De aandachtsspanne van mensen is online kort. Bij een opening is de aandacht na 2 à 3 minuten al verslapt. Een presentatie met sheets en informatie zenden? De gemiddelde persoon onthoudt zo’n 4% van de informatie. Ook in fysieke meetings.
Hoe goed je ook presenteert: het succes van je online meeting zit hem in keuzes te maken.
Waar het in een fysieke bijeenkomst al lastig is iedereen input te laten leveren – en de stille mensen aan het woord te krijgen – kent de online meeting ook vuilkuilen voor interactie.
Bij discussie ontstaat er vaak een Poolse landdag. We willen iedereen gehoord hebben, maar ook raken mensen gehecht aan hun standpunten. De kans is ook groot dat steeds dezelfde mensen aan het woord zijn. Of dat er een ja-maar discussie ontstaat. Denken in problemen, in plaats van kansen.
Andere valkuilen:
- Veel informatie zenden;
- Te veel details;
- Te veel voorbeelden.
En nu komt het: het brein kan minder onthouden dan in een fysieke bijeenkomst.
Interactie in online meetings
Hoe kun je dan interactie in een online meeting bevorderen?
- Antwoorden laten geven in de chat
- Polling
- Breakout-rooms
En vooral: het oordeel uitstellen. Het automatisch brein oppert vaak beperkingen als ‘Ja, maar…’ of ‘Dat kan niet! Dat hebben we al eens geprobeerd’. Zinnen ombuigen naar Ja EN verandert dynamiek en de input die mensen geven.
Betere interactie door Breakout Rooms
Disney heeft ooit onderzocht: de meeste creativiteit en openheid krijg je als je werkt in deelgroepjes van 4. Wat we in fysieke sessies toepasten, bleek online net zo goed te werken. Wel met de Breakout Rooms van Zoom. Teams en andere software laat geregeld nog te wensen over.
Op zoek naar nieuwe oplossingen of ideeën? Wissel dan eens af met in deelgroepjes van 3 of 4. Let wel op het volgende:
- Geef een scherpe hoe-vraag mee + instructies dat 1 iemand het scherm deelt;
- De vraag wordt in het groepje eventueel gecombineerd met een opdracht (zoals creatief denken);
- Check als host (en co-host) of ieder groepje het scherm deelt en ‘schrijft’. Zo kan iedereen in het groepje meelezen. Anders blijft het alsnog een Poolse landdag;
- Haal ieder groepje na maximaal 5 minuten terug (pressure cookers).
Input ophalen uit de groep bij online meetings
Haal tot slot met alle aanwezigen de uitkomsten van het groepje op.
- De host of co-host tikt mee in het scherm of de poll;
- Geef elk antwoord een nummer;
- Hak grote antwoorden op;
- De schrijver uit het groepje kan ook de tekst kopiëren en plakken in de chat, zo kunnen andere deelnemers de uitkomsten ook makkelijker overnemen;
- Vermijd onnodig scherm delen. Zodra iedereen bij het presenteren scherm deelt, verzandt je in de grootste valkuilen van lang zenden en veel details.
Eigenaarschap en actie
Door te stemmen op ideeën met stickers of een V zetten met een stift, heb je in een fysiek overleg een praktische manier om erachter te komen waar de groep kansen in ziet. Of wie waar mee aan de slag wil.
Online kan je een poll aanmaken.
Dit is je opstap naar taken en verantwoordelijkheden.
Actie-gericht vergaderen
Vaak blijft de grootste uitdaging af te sluiten met heldere taken en verantwoordelijkheden. Oorzaak is niet alleen de monoloog of het zenden, maar onze breinen die een hoop moeten plaatsen.
Door een actie-redactie in te plannen 10 of 15 minuten voor tijd, heb je een stok achter de deur.
Het brein als versnellingssysteem
Misschien ken je het wel, vermoeide mensen die ook nog eens afgeleid lijken te zijn. Of mensen die zich nu al druk maken over de drie meetings die komen gaan, misschien wel werkdruk ervaren. Of misschien ken je het wel, mensen die zich druk maken over de mening van een ander of zelfs gefrustreerd of emotioneel raken.
Het lijken verschillende scenario’s, maar ze hebben wel één ding gemeen: het brein staat in een te hoge versnelling.
In stand 3 (de hoogste versnelling) is het kunnen nadenken over oplossingen niet tot bijna niet mogelijk. Het limbisch brein heeft de overhand, wat betekent dat het rationele brein minder draait. Voor het terugschakelen is tijd nodig. Hoe herken je dit? Lees het in de blog ‘Het brein als versnellingssysteem’.
Speelde als golfster op de Europese Tour. Studeerde af in organisatiesociologie. Maakte al vroeg kennis met ondernemen en het trainersvak.
Sportjournalist van huis uit, met een bak aan ervaring als presentator op radio en televisie. Etienne is een echte ondernemer.