Waarom een jaarplan maken?
Een jaarplan is in een notendop “het plan voor komend jaar”. Je beschrijft hier wat de doelstellingen zijn voor het komende jaar, hoe je deze wil bereiken en welke middelen hiervoor nodig zijn.
Je kan ook je jaarplan zo schrijven, dat het bijdraagt aan de BHAG van de organisatie. Een frisse blik op je missie en kernwaarden is ook niet alleen toegekend aan een meerjarenplan. Denk aan de komst van veel nieuw personeel, verschuivingen in de markt of een nieuwe directie.
Je jaarplan is de basis van groei en de verdere ontwikkeling van je organisatie. Ontdek hier waar een sterk jaarplan uit bestaat, hoe je kan werken aan draagvlak en hoe creatief denken je kan helpen bij jaarplannen maken.
Waar bestaat een sterk jaarplan uit?
Het hoeft geen boekwerk of traject van maanden te worden. De kern van een sterk jaarplan kan je in één dag en in een aantal pagina’s maken. Dat is de aanpak van Start2Create. KISS, Keep it Simple Stupid. Dat doen we aan de hand van vijf onderdelen: de kernwaarden, de SWOT-analyse, de BHAG, kwartaal thema’s en een stop to do list.
1. De kernwaarden
Met kernwaarden leg je de basis. Start2Create heeft een tool, Marsmannetjes, om loze begrippen te voorkomen en de kernwaarden te laden vanuit verhalen. Zo krijgen de woorden betekenis en gaan ze leven. Je kan ze inzetten als basis voor strategische keuzes.
2. SWOT-analyse
De gemiddelde mens wordt niet dolenthousiast van het invullen van het bekende kwadrant. Gewoonlijk bedenk je afzonderlijk wat Sterktes, Zwaktes, Kansen en Bedreigingen van de organisatie zijn (oftewel: Strengts, Weaknesses, Opportunities, Threats). Dat kan veel opleveren. Toch is de kans groot dat je op een hele hoop punten komt en het lastig blijkt met elkaar de kern te bepalen. Of, dat je sommige kansen niet ontdekt met elkaar in de klassieke vergadering of brainstorm.
Met een van de tools uit de creatief denken methodiek heb je binnen een half uur de kwadranten ingevuld. Onze aanpak hierin? We kondigen vooral niet aan dat we hiermee aan de slag gaan. Je stapt eerst in de wereld van anders denken. Aan het einde van de rit helpen we de belangrijkste kansen en verbeterpunten uit te filteren. In de laatste kwalitatieve slag kijk je naar verantwoordelijkheden, wat je van een ander nodig hebt en hoe je elkaar hierin kan ondersteunen.
3. De BHAG
Waar wil jij staan over 5, of over 10 jaar? De BHAG (Big Hairy Audacious Goal), is je grote, gedurfde doel. Het is wat anders dan de bekende stip aan de horizon. De BHAG hoeft om te beginnen niet realistisch geformuleerd te zijn.
De BHAG zet je anders aan het denken, geeft nieuwe energie en je kan je jaarplan eraan ophangen. De BHAG is onderdeel van de langere termijn strategie van de organisatie en vormt de bovenkant van de kapstok van veel jaarplannen.
De BHAG is niet een vakje om af te vinken.
50 à 60 procent van de BHAG’s wordt in de praktijk gehaald. Het streven naar een hoger doel werkt bij het nemen van strategische beslissingen, het stellen van jaardoelen, teambuilding en teamontwikkeling.
Vervolg: SMART doelstellingen
Om jaardoelen zo scherp mogelijk te hebben maak je ze idealiter SMART. Dat is: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden. Oftewel: een haalbaar, realistisch doel met een deadline, waarvan we kunnen meten of het behaald is. Alle to do’s en creatieve ideeën voor het komende jaar kan je ook in kwartaalthema’s met concrete doelen opdelen.
4. Kwartaalthema’s in een jaarplan
Om focus te creëren kan het helpen te werken met kwartaalthema’s in jaarplannen. Denk bijvoorbeeld aan: de basis op orde, zichtbaarheid naar buiten toe, interne communicatie of het ontwikkelen van een nieuw product. Prioriteiten stellen per kwartaal geeft rust en focus.
Kwartaalthema’s helpen bij de uitvoering en realisatie van de doelen. Is een kwartaaldoel gehaald, dan heb je natuurlijk ook iets te vieren met elkaar. Je vindt met elkaar een weg om met een glimlach aan het kwartaalthema te werken.
5. STOP!
Ga nu niet alles meteen willen aanpakken. We snappen dat er een hoop te doen is. Niet alles zal altijd op rolletjes lopen. Je zal ook graag meerdere opdrachten willen aannemen. Nieuwe projecten willen opstarten. En tussendoor brandjes moeten blussen.
Een stop-to-do lijst is een behulpzame afsluiter van een jaarplan. Van de 25 verschillende dingen die je wilt doen, schik je er 4 in de kwartalen. En de rest? Niet dit jaar en ook niet tussendoor.
Een jaarplan… in de prullenbak?
Een van de meest gestelde vragen bij het maken van jaarplannen is: hoe krijgen we onze mensen mee in onze jaarplannen? Of: hoe krijgen we ze in beweging? Als tegengestelde (omgekeerde) vraag is het interessant te achterhalen waar je in het proces erna nog rekening mee moet houden.
Een voorbeeld. In plaats van meteen te duiken op hoe je sportverenigingen mee krijgt in plannen, vroegen wij: Hoe zorgen we ervoor dat alle clubs de plannen in de prullenbak willen gooien? In vijf minuten staat een flip-over vol geschreven. Het is een van de meest effectieve manieren om blinde vlekken op te halen.
Wat blijkt, steeds weer als we de Omgekeerde Vraag inzetten: 40 tot 60 procent van de antwoorden in de praktijk al voor.
En dan… ligt het jaarplan er.
Als mens zijn we geneigd een plan in 50 pagina’s uit te tikken, voordat we overgaan tot actie. Ook zijn we geneigd het te presenteren, reacties van anderen op te halen en daar weer op te reageren.
Door de Disneymethode (uiteen gaan in deelgroepen) kan je van meet af aan al bouwen aan draagvlak.
Verder wil je ook ontdekken wat wel en niet werkt in de praktijk. De kaders van een jaarplan, oftewel de vangrails, zijn natuurlijk belangrijk om vast te stellen. Daarbinnen kan je ruimte voor experimenteren opbouwen.
Door de verantwoordelijkheden per kwartaal te verdelen zien we dat directies of MT’s meer op hoofdlijnen kunnen acteren. Besturen meer kunnen besturen. En je weet binnen welke vangrails je met je organisatie of bedrijf kan gaan experimenteren.
Waarom Start2Create!?
Van Ja maar, naar Ja en…! Denken in kansen en mogelijkheden in plaats van steeds een beperking op te leggen. We dagen je uit anders te denken tijdens een strategische sessie, teambuilding sessie of bij het ontwikkelen van plannen voor je organisatie.
Met Start2Create tref je geen lange zit of saaie presentatie. Wat dan wel? Met tal van verrassende tools halen we input op uit groepen. Zo blijven we uit de saaie kost en stap je uit de geijkte denkpaden. Maar vooral willen we je helpen naar de belangrijkste stap: concreet maken. Het is de start van een gedragen jaarplan. Altijd met anders denken, dynamiek en een glimlach. Zo bouwen we sterke teams.
Ontdek Start2Create